コミュニケーションの基本「報連相」の定義とは

そもそも報連相とは

報連相とは、「報告」「連絡」「相談」の頭文字をとったもので、仕事におけるコミュニケーションの基本です。
「報告」は、ある仕事を任された人がその仕事の状況を他の人に知らせることをいいます。上司からの指示や依頼に対して、部下が状況を報告し、その結果を共有するために使われます。例えば、上司から「資料作成」の依頼を受けたとします。作成した資料を提出したり、資料作成ができていない場合はその旨を上司に伝えたりなど、何らかの形で報告する必要があります。いわば「報告」は義務的なコミュニケーションといえます。
「連絡」は情報を知らせることをいいます。関係者に事実を知らせるために使われることが多いのですが、この時に大切なのは、自分の意見ではなく事実だけを伝えることです。
例えば、業務中に突発的なトラブルが発生したとします。トラブルをそのままにしていても解決はしません。トラブルが発生している事実を関係者に伝えて意見を求めることで、解決に一歩近づきます。
「相談」は物事を決定する際に他人に意見を求めたり、話し合ったりすることをいいます。仕事をしているとこれまで経験したことのないような状況に直面する場合もあるでしょう。判断を誤ると取り返しのつかないことになってしまいますが、そのような時に上司や先輩、同僚に相談すると判断材料を増やすことができるので正しい判断ができるようになります。

報連相が大切な理由

フリーランスのように1人で仕事をしている場合は別ですが、基本的にどこかの部署に所属してチームの一員として働いています。チームの役割を果たすためにもコミュニケーションはとても重要です。コミュニケーションを怠るとトラブルの原因になったり、仕事のスピードが遅くなったりして周囲に迷惑をかけてしまいます。しかし、報連相をしっかり行うことでそのような事態を防ぐことができます。何らかのトラブルで作業が滞ってしまっても、計画通りに進まないことがわかった時点で報告していればその後の対策を講じることができます。事故やクレームの発生など悪影響をおよぼす可能性を回避することができるでしょう。
報告が日常的にルーティン化されている場合は問題ありませんが、上司や同僚と別に行動している時や拠点が異なる時は、どの程度の状況で報告すればいいのか悩むこともあるかもしれません。仕事の方向性は常に変化しています。報連相の体制が整っていれば、周囲や上司と別行動でも因果関係や時系列的な流れを理解してもらうことができます。全体像を把握しやすくなるので混乱することもありません。緊急度や重要度をコントロールしながら、チームの中で自分の役割を果たせるようにコミュニケーションをとっていきましょう。