スムーズな報連相を実現するツールを選ぶ基準は何か

ツール選びに失敗しないために

「誰もが知っているツールだから」という理由も1つの基準にはなりますが、職場によって合う・合わないもあるため、場合によっては失敗してしまう可能性があります。ツール選びに失敗したくないなら以下の3つのポイントに注意しましょう。
1つ目は「機能」です。使用する目的に対して機能が多すぎたり、少なすぎたりしていないか、という点に着目してください。機能が少なければ課題を解決することができません。反対に、機能が多すぎれば使いこなすのが難しくなります。また、ツールの導入を決める担当者と現場では求める機能が異なっている場合もあります。担当者の意見だけで導入を決めても現場で使いにくければ意味がありません。
2つ目は「マルチデバイスに対応しているかどうか」です。PC、スマートフォン、タブレット端末など使用する媒体に関係なく報連相ができれば、場所や時間にとらわれずスムーズな情報共有や管理が可能になります。導入する前にスマートフォンやタブレット端末向けのアプリがあるかどうかも確認しましょう。
3つ目は「誰もが使えるかどうか」です。複雑なツールを導入しても現場の人たちが使いこなせなければストレスや混乱を招くだけです。報連相にも遅れが生じてしまうでしょう。必要な情報がメンバー間で共有されない、作業効率が低下する、などのトラブルが起きやすくなります。

ツール活用のメリット

報連相の効率化のためにツールを活用するメリットは「情報共有が簡単にできる」「情報が一元管理できる」の2点です。
ツールを活用することでこれまで行っていたメールや口頭でのコミュニケーションに比べて、報連相がより簡単で確実なものになります。ツールはメールとは異なり、定型文や締めの言葉が不要です。これまでよりもスピーディーにやりとりすることができるでしょう。また、文字で情報を共有するため形として残ります。口頭でのコミュニケーションのように、「伝えた」「伝えていない」の水かけ論になることもありません。
さらに、あらゆる情報が一元管理できるので、これまで個別に管理していた情報も共有しやすくなりますし、紙などの文書と違って保管スペースも必要ありません。必要な情報を必要なタイミングで共有できるので、教育面の負担も少なくなるでしょう。

利用する前に無料トライアルを試してみよう

導入する前にツールの使い勝手を確かめてみましょう。無料トライアルを実施しているツールもあるのでまずはそちらを試してから導入するかどうかを判断してはいかがでしょうか。